Доброго времени суток!
Возникла необходимость подсчитывать производительность труда работников еженедельно, а также суммировать еженедельные данные в течении года. Прежде чем приступить к работе, хотелось бы посоветоваться с общественностью
Поскольку из доступных средств, на мой взгляд, самым удобным является Excel, то от него и буду отталкиваться.
Ссылка - архив, с двумя файлами о которых речь пойдет чуть ниже.
Исходные данные
Исходные данные представляют собой отчет, созданный в проприетарной программе, которая умеет, однако, экспортировать данные в XLS. Менеджер должен снимать отчет еженедельно, т.к. база данных затирается в течении нескольких недель (т.е. снять отчет за два месяца или за год просто невозможно). В архиве файл Productivity_Raw.xls, который и представляет собой экспорт из базы данных, с произовдительностью за неделю. Назначение цифр по большому счету не существенно и частично проясняется из второго файла (Productivity_Macro.xls). Отмечу, что в первом столбце в
оригинальном исходном файле не цифры, а фамилии работников. Просто менеджер заменила имена цифрами из соображений конфиденциальности.
Промежуточные данные (еженедельные)
В принципе, привести данные в божеский вид несложно. Я записал макрос, который это делает (именно записал, т.к. VB для меня темный лес). Он встроен во второй файл Productivity_Macro.xls (CTRL+SHIFT+P). В таком виде данные уже можно вывесить на всеобщее обозрение, ИМХО. Кстати, вместо фамилий в первом столбце так и останутся цифры, разве что их отсортируют по возрастанию, чтобы было не вычислить кто под каким номером скрывается. Также, столбец G (Hours) я скрыл, т.к. он не нужен на всеобщем обозрении, но может понадобится для будущих вычислений.
Кумулятивная годовая таблица
Вот на основе таких еженедельных отчетов и нужно создать кумулятивную годовую таблицу. Нужно чтобы она автоматически обновлялась по мере добавления новой информации (т.е. еженедельно). Она должна содержать точно такие же столбцы как таблица в файле Productivity_Macro.xls, просто данные в ней будут накопительные за год.
Какие у меня есть идеи
Честно говоря, ничего изящного я пока не придумал. Конечно, можно создать 52 одинаковых листа (по одному на каждую неделю), вносить в них еженедельно данные, а в 53ем листе сделать кумулятивную таблицу. Создать 52 листа несложно, но я не очень хорошо представляю, как сделать формулу, которая просуммирует все данные. Т.е. я знаю как ее создать вручную для одной ячейки и как скопировать в остальные, но кликать по 52 листам мне не очень хочется
Возможно, у кого-нибудь найдется более изящное решение.
Дополнительная информация
Таблица должна работать с минимальным вмешательством пользователя, т.к. менеджер весьма слабо представляет возможности Excel. Пример: она не знала о возможности экспорта из проприетарной программы в Excel и на протяжении нескольких лет (!) вбивала данные в Excel руками, а затем вывешивала на всеобщее обозрение. Предполагаю также, что она суммировала годовые значения на калькуляторе. Предположение основано на том, что данные она вбивала по четыре числа в столбик, разделяя числа пробелами. Я-то думал, что это экспорт в таком виде происходит
В общем, автоматизация сохранит ей несколько рабочих дней в году, если не целый месяц
В течение года возможны увольнения или добавления сотрудников. В принципе, я планирую сделать таблицу с небольшим запасом, что впрочем видно по кол-ву строчек. Чтобы не отображалась ошибка деления на ноль используется =IF(D5=0, "",C5/D5)
Остальные детали изложу по требованию. Буду признателен за любые советы. Спасибо за внимание.
