Вам просто нужно взять хорошую статью по автодискавер и прочитать, как она работает и проверить свои записи.
В Outlook есть хороший режим тестирования, где видно, какие он берёт записи и как проверяет. Если подключили вручную, то сможете проверить.
Чтобы не было лишних запросов необходимо, чтобы UPN совпадал с емейлом пользователя, чтобы Outlook не лез на офис 365, это нужно в реестре отключить.
Почитайте статьи ниже.
https://support.intermedia.com/app/a...e-connectivity
https://winitpro.ru/index.php/2016/0...-outlook-2016/