Вы можете внедрить онлайн архивы, затем импортировать pst файлы пользователей и сделать пользовательские теги на хранение в вашей retention policy. Схема примерно следующая:
1.
Читаете плюсы и минусы online archives
2. Если вы все еще хотите - удостоверяетесь, что у пользователя стоит Office 2010 Pro+ (
мой опыт)
3. Делаете необходимую вам retention policy и tags
4. Собираете PST файлы
централизованно и впиливаете их пользователям
Если есть вопросы по online archives - с удовольствием ответу
