[Delirium]

его открывает один отдел, правит, закрывает. Его же открывает потом другой отдел, правит, закрывает. »

Можно сделать файл общим в настройках Excel, и тогда смогут работать одновременно. А по остальному - ссылку дали. Задача тривиальная и решается на раз.