Да, это небольшое ответвление документооборота.
В теории можно сделать так:
1. Создать папки на сервере по ФИО пользователей.
2. В папках создать подпапки Январь, февраль и т.д.
3. На подпапки поставить разрешение - только запись. Тогда пользователи смогут читать, записывать документы в папки, но удалить уже не смогут.
Ну и последний шаг - мааалюсенькая программка, которая будет оббегать представленное дерево папок и выдавать список файлов.
Я бы помог, но, к сожалению, сейчас пишу программу для внутреннего документооборота предприятия и времени нет совсем. Если задача потерпит еще с месяцок, то можно вернуться к этому вопросу.
Ну или вдруг найдется доброжелатель, который напишет пораньше
