[mar]

система контроля версий: svn или более старый cvs, или git, ну, или что больше нравится из этой компании
да, если документы хранить не в бинарном формате, то будете видеть, что именно менялось

[flower]

Документы - файлы odt / doc / xls..
Будут работать "тётки из бухгалтерии", им чем проще - тем и лучше в принципе)
Главное чтоб был у всех у них доступ к "единому внутреннему каталогу" с актуальными версиями документов. Этот каталог они сами и будут набивать - разделами для файлов и непосредственно самими файлами.